Procès-verbal de réunion et newsletter de CSE
Peut-on se contenter du seul procès-verbal de CSE pour une information régulière aux salariés ?
Bien que l’envoi du procès-verbal de réunion constitue une occasion régulière de communiquer auprès des salariés, sa fonction le cantonne aux sujets abordés en réunion de CSE. Son formalisme peut également rebuter des salariés qui ont peu de temps à consacrer à sa lecture. Une newsletter en complément peut, au contraire, ouvrir les possibles vers une communication plus impactante et engageante. Au travers de leurs caractéristiques, voyons comment l’un et l’autre de ces documents peuvent jouer la complémentarité tout en assurant leur rôle avec efficacité.
Les différences entre le procès-verbal de réunion et la newsletter de CSE
Nature et objectif :
Le procès-verbal de réunion de CSE est un document officiel. Son principal objectif est de consigner précisément et fidèlement les discussions et les décisions votées en CSE. Il en garantit la transparence et la traçabilité.
La newsletter du CSE est un outil de communication informel et dynamique, contrairement au procès-verbal. Son objectif est d’informer et de mobiliser les salariés en diffusant des informations pertinentes sur la vie de l’entreprise, les activités du CSE, les actualités sociales et culturelles (ASC), les initiatives RH, etc. Elle nourrit un lien plus direct et convivial entre le CSE et les salariés, en favorisant l’échange et la participation.
Contenu et format :
Le procès-verbal de réunion de CSE est principalement axé sur les points à l’ordre du jour, les débats tenus durant la réunion, les décisions prises et les résolutions adoptées. Rédigé de manière formelle et structurée, il suit généralement la chronologie de la réunion.
La newsletter du CSE peut proposer une variété de contenus, tels que les actualités de l’entreprise, des interviews ou portraits des membres du CSE, des annonces d’événements, des jeux-concours, etc. Elle constitue la vitrine du CSE, dont elle reprend le logo et les codes graphiques. Généralement plus visuelle et interactive que le procès-verbal, elle permet d’intégrer des images, vidéos ou liens hypertextes pour rendre le contenu plus attractif et engageant.
Fréquence et diffusion :
Le procès-verbal est rédigé à l’issue de chaque réunion du CSE. Il doit être transmis aux membres du CSE et à la direction de l’entreprise. Une fois approuvé, il peut aussi être consulté par l’ensemble des salariés.
La newsletter du CSE peut être diffusée avec une fréquence variable en fonction de la politique de communication du CSE et des événements à couvrir. Sa diffusion est généralement périodique (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc.). Elle est transmise par email, ou bien publiée sur un intranet ou un site web dédié au CSE, afin d’être accessible par tous les salariés de l’entreprise.
De ces différences entre le procès-verbal et la newsletter du CSE, découle finalement une grande complémentarité.
Certes, un procès-verbal de réunion du CSE et une newsletter du CSE servent des finalités différentes. Pour autant, ils convergent tout autant vers un objectif commun : informer les salariés en toute transparence. Leur complémentarité s’illustre alors de plusieurs manières.
La complémentarité du procès-verbal de réunion et de la newsletter de CSE
Transmission d’informations :
Le procès-verbal de réunion de CSE, en permettant de garder une trace écrite formelle des échanges et décisions prises en CSE, représente un outil essentiel de documentation.
La newsletter du CSE offre un canal supplémentaire pour diffuser des informations importantes aux salariés. Elle peut notamment inclure des résumés des points abordés lors des réunions, ou couvrir d’autres sujets pertinents pour les salariés (actualités de l’entreprise, initiatives du CSE, événements à venir, etc.).
Accessibilité et compréhension :
Le procès-verbal de réunion de CSE, par son caractère formel et technique, peut en devenir moins accessible pour certains salariés. Il demeure toutefois un document officiel incontournable pour garantir la transparence des décisions prises par le CSE.
La newsletter du CSE, en revanche, est souvent conçue de manière plus informelle et accessible, avec un langage simple et des visuels attractifs, afin de rendre les informations plus compréhensibles et engageantes pour un public plus large de salariés. Ce qui n’empêche pas de rester professionnel !
Engagement et interaction :
Le procès-verbal de réunion de CSE est certes essentiel pour documenter les décisions prises, mais il est généralement statique et ne permet pas d’interaction directe avec les salariés.
La newsletter du CSE offre quant à elle la possibilité d’interagir avec les salariés en leur permettant de poser des questions ou de soumettre des suggestions. Cette interaction favorise l’engagement et renforce le lien entre le CSE et les salariés. À travers elle, vous aspirez à fidéliser et créer une communauté, dont personne ne doit se sentir exclu.
5 clefs de communication pour votre CSE
En combinant ces deux outils, votre CSE peut s’assurer une communication efficace, transparente et vivante, fondée à la fois sur une documentation formelle et une approche dynamique. Voici les recommandations de L’AgenCSE pour mettre toutes les chances de votre côté :
1. Définissez clairement les objectifs.
Avant de rédiger un procès-verbal de réunion ou de créer une newsletter, mesurer bien les objectifs propres à chacun. Le procès-verbal rend officiellement compte des décisions prises en CSE, tandis que la newsletter permet de communiquer sur des sujets variés, sous un angle informel et dynamique.
2. Adoptez un format de procès-verbal qui convient au plus grand nombre de lecteurs.
Un procès-verbal peut reprendre les échanges d’une réunion de CSE de manière très résumée, ou à l’inverse de façon exhaustive, voire au mot à mot. Qu’en disent vos lecteurs et quelles sont leurs attentes ? La lecture d’un procès-verbal intégral peut rebuter un grand nombre de personnes, tandis qu’une version résumée est sans doute plus lisible et facile d’accès. À vous de déterminer le format qui vous ressemble le plus, à Exanote de le rédiger.
3. Adoptez une stratégie éditoriale pour la newsletter.
Ne vous contentez pas de publier des informations au fil de l’eau. Pensez plutôt à élaborer un plan éditorial au long cours. Identifiez les thèmes et les sujets qui intéressent vos collègues, planifiez des contenus pertinents et attrayants. Ainsi, vous poserez durablement les fondations d’une communication cohérente et engageante. Cette anticipation vous permettra enfin d’instaurer un rendez-vous régulier, attendu par les salariés.
4. Ne limitez pas la newsletter aux ASC.
Les activités sociales et culturelles sont évidemment essentielles, mais ne vous contentez pas de ces seuls sujets. Valorisez l’action du CSE au coeur de l’entreprise. Avec concision pour ne pas submerger d’informations les salariés, profitez de cet espace pour en faire une plus-value informationnelle et pour aborder une gamme plus large de thèmes : actualités, portraits des élus, résumé des décisions prises au CSE précédent et ordre du jour du prochain, actions et projets du CSE, formations annoncées, photos du dernier afterwork, contacts des référents désignés au sein de l’entreprise ou du bureau du CSE, conseils pratiques, etc.
5. Soyez authentique et engageant dans votre communication.
Votre procès-verbal doit refléter le sérieux et les enjeux des échanges tenus en CSE, autant que la maîtrise des dossiers et l’investissement des élus et de la direction. Votre newsletter illustre elle aussi, à sa manière, l’authenticité et l’engagement du CSE envers les salariés. Dans celle-ci, L’AgenCSE vous invite donc à utiliser un langage accessible et motivant, à inclure des visuels attractifs, à encourager la participation des salariés. Offrez-leur la possibilité de soumettre des idées ou des suggestions pour les prochaines éditions, de répondre à des sondages, etc.
Utilisez la newsletter pour mettre en valeur les membres du CSE !
Le procès-verbal reprend les interventions des élus du CSE. Mais les salariés savent-ils vraiment qui ils sont ?
Une newsletter est un excellent moyen pour les faire connaître et leur accorder de la visibilité auprès des salariés. L’AgenCSE vous conseille d’y intégrer les portraits (écrits et photographiques) des élus du CSE, afin de mettre en lumière leurs parcours et les raisons de leur engagement.
La conclusion de L'AgenCSE
En diversifiant ainsi les canaux de communication du CSE, vous toucherez davantage de salariés et multiplierez vos chances d’être entendu et compris par tous. Le faire de manière régulière et mesurée, en privilégiant la qualité à la quantité, s’avèrera capital pour susciter leur engagement et pour leur garantir une information continue et pertinente. Votre CSE renforcera aussi, progressivement, sa relation avec les salariés. Pour autant, une fois la communication installée, pas question de vous reposer sur vos lauriers ! Il vous faudra continuer à proposer de nouveaux sujets ou formats. L’AgenCSE pourra vous y aider.
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